Waarom je kiest voor een business rule engine

Waarom kies je uiteindelijk voor een business rule engine om je besluitvorming te automatiseren in plaats van de meer traditionele manieren? Het belangrijkste doel van business rule engine is het waarborgen van consistentie, efficiëntie en naleving binnen bedrijfsprocessen. Je kunt dat opsplitsen in vier kerngebieden: consistentie, efficiëntie, governance en wendbaarheid.

Business rules zorgen ervoor dat beslissingen consistent zijn, ongeacht wie ze neemt of waar ze worden toegepast. Dit is vooral belangrijk in grote organisaties waar meerdere teams met dezelfde processen werken. Het automatiseren van beslissingen zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt. Vooral als regels complex zijn en veranderlijk. Als de regels van je organisatie veranderen, kun je dat met mails en documenten op interne netwerken communiceren.

Maar de ervaring leert dat die documentatie slecht wordt gelezen. Daarnaast vraag het iets van je team om die nieuwe regels door te voeren in hun werk. Mensen doen veel op automatisme. Wijzigingen in regels worden dan nog wel eens vergeten of over het hoofd gezien. En uiteindelijk maken mensen gewoon fouten. Bijvoorbeeld doordat ze vermoeid zijn, afgeleid of in de war. Daarnaast kunnen vooroordelen en voorkeuren bewust of onbewust de besluitvorming van mensen sturen. Door besluitvorming te automatiseren elimineer je dat beoordeling wordt beïnvloed door interpretatieverschillen en andere factoren die niet bij de business rules moeten worden betrokken. Een consistente besluitvorming verlaagt je risico, maar zorgt ook voor een betere klantbeleving. Zeker wanneer de business rule engine ook de werkprocessen en workflows bepaalt zorg je er met een business rule engine voor dat elk touchpoint steeds weer aan dezelfde criteria voldoet.

Business rules engines elimineren de noodzaak voor handmatige controle en zorgen voor geautomatiseerde beslissingen. Hierdoor worden processen sneller en efficiënter uitgevoerd. Doordat je de bedrijfsregels centraal beheert kun je ook de wijzigingen in die processen centraal aanpassen. Dat scheelt enorm veel tijd ten opzichte van decentrale organisatie van die regels en processtappen. Met een business rule engine automatiseer je ook beslissingen en processtappen die anders door mensen gedaan moesten worden. Daarmee win je enorm veel efficiëntie.

Door het verlagen van de foutmarge, waar we bij de paragraaf over consistentie al even op in gingen, verhoog je ook de efficiëntie van je organisatie. Minder fouten maken betekent minder tijd verspillen aan het rechtzetten van die fouten. Kosten in tijd voor het herstellen en in directe kosten aan het schadeloosstellen worden hiermee ook aanzienlijk verlaagd. De tijd die je voorheen besteedde aan het rechtzetten van fouten kun je nu investeren in het ontwikkelen van nieuwe business of het verhogen van klanttevredenheid op andere vlakken. De focus van menselijke betrokkenheid kan verschuiven van routinematige beslissingen naar meer strategische of sociale taken.

Governance is het geheel aan structuren, processen en mechanismen waarmee een organisatie wordt aangestuurd, gecontroleerd en verantwoord. Een business rule engine stelt je in staat het naleven van wetten, regels en interne beleidsrichtlijnen centraal in te regelen. Met een engine als Rulecube kun je die vervolgens direct van toepassing laten zijn op je werkprocessen en je klant interactie.

Het inrichten van goede governance hangt nauw samen met de eerdergenoemde consistentie in besluitvorming. Beslissingen - in meer of mindere mate - overlaten aan menselijke inschatting kan gemakkelijker leiden tot discriminatie en andere vormen van uw non-compliant handelen. Fouten in de bedrijfsregels met een discriminerende werking kunnen centraal worden gesignaleerd en ondervangen. Niet alleen het centraal inrichten is bij governance belangrijk maar ook de aantoonbaarheid van de bedrijfsregels die worden gehanteerd. Transparantie van de regels die worden gehanteerd naar de toekomst en de regels die van kracht waren op het moment dat een beslissing werd genomen zijn belangrijk in het voorkomen van juridische conflicten en onduidelijkheid. Met een goed ingerichte business rule engine verklein je de risico’s op het niet voldoen aan regelgeving en het verbetert audit- en compliance processen.

Business rule engines maken het makkelijker om processen snel aan te passen aan veranderingen, zoals nieuwe wetgeving, marktomstandigheden of bedrijfsdoelen. Ze vormen een centrale plek waar alle bedrijfsregels samenkomen. Als een regel aangepast moet worden, kan dat op één plek in de business rule engine. Alle processen en systemen die daarop zijn aangesloten werken dan direct met de nieuwe regels — zoals ook kort benoemd onder kopje 3 over governance.

Dit voorkomt dat afdelingen of medewerkers beslissingen nemen op basis van verouderde wetgeving, regels of beleid. Je verlaagt daarmee het risico op fouten en werkt organisatiebreed en consistent volgens de actuele regels. Omdat de business rule engine losgekoppeld is van je IT-systemen, maar er wel aan verbonden is, kun je regels aanpassen zonder technische ingrepen in alle systemen. Je hoeft dus niet te wachten op IT-specialisten of wijzigingen doorvoeren in meerdere systemen. Dat maakt je organisatie een stuk wendbaarder. Daarnaast biedt een business rule engine ook schaalvoordelen. Door beslissingen te automatiseren en centraal te regelen, kun je sneller opschalen — handig in tijden van personeelskrapte. Een geautomatiseerde beslissing is immers veel makkelijker op te schalen dan een menselijke. Tot slot geeft deze loskoppeling ook meer flexibiliteit bij systeemvernieuwing. Je kunt systemen vervangen zonder het risico dat er per ongeluk andere regels gaan gelden. Kortom: een business rule engine geeft je organisatie meer consistentie, efficiëntie, governance en wendbaarheid. Je beslissingen zijn voorspelbaar en consistent, je maakt minder fouten. Je kunt makkelijker groeien en je voorsprong behouden in een veranderende markt. Wil jij zien wat jouw organisatie te winnen heeft bij een business rule engine, maak dan nu afspraak voor een persoonlijke demo via de knop hieronder