Wat zijn Business Rules?
Business rules zijn formele richtlijnen die aangeven hoe een organisatie moet handelen onder specifieke omstandigheden. Ze bepalen wat wel en niet mag, hoe beslissingen genomen worden en hoe processen verlopen.
Voorbeelden van business rules:
- "Facturen van meer dan €10.000 vereisen goedkeuring door een manager."
- "Gratis verzending geldt alleen voor bestellingen boven €50."
- "Een klant moet minstens 18 jaar oud zijn om een verzekering af te sluiten."
- “Je moet langer zijn dan 1 meter 35 om mee te mogen met deze achtbaan.”
Business rules kunnen handmatig worden toegepast. Maar grotere organisaties kiezen er vaak voor om business rules te automatiseren. Dat kan door de business rules onderdeel te maken van software. Je kunt regel voor regel handmatig in de code verwerken. Je kunt ook gebruik maken van een business rule engine. Lees hier verder over wanneer je beter voor een business rule engine kunt kiezen.
De Basiswerking van Business Rules
Over het algemeen worden er voor een business rule vier onderdelen benoemd:
- Naam: Een unieke beschrijving van de regel.
- Context: In welke situatie of voor welk proces de regel geldt.
- Voorwaarde: De criteria waaraan moet worden voldaan.
- Actie: De specifieke stap die wordt uitgevoerd.
Vooral de laatste twee onderdelen vormen de logische structuur van een business rule, de voorwaarden en acties:
Voorwaarde: Dit bepaalt wanneer een regel van toepassing is.
Bijvoorbeeld: "Als een bestelling meer dan €100 bedraagt..."
Actie: Dit beschrijft wat er moet gebeuren als de voorwaarde waar is.
Bijvoorbeeld: "...geef 10% korting."
De basisstructuur van een business rule is dan ook: "Als X gebeurt, voer dan Y uit."
stap 1: Input verzamelen
De regel begint met het verzamelen van gegevens, zoals klantinformatie, orderbedragen of voorraadniveaus. Die data worden vaak volgens vaste regels in een organisatie verzameld en gestructureerd. Je moet de data verzamelen maar ook weten hoe jouw data gestructureerd is. Denk maar eens aan namen van personen: ieder bedrijf houdt die weer anders bij. Soms is het de voornaam en de achternaam. Soms is het voornaam, voorzetsels en achternaam. En soms wordt alleen de volledig naam opgenomen in de database.
stap 2: Evaluatie
De invoer wordt vergeleken met de voorwaarden in de regel. Deze regels kunnen eenvoudig zijn, maar ook heel complex. We lichten hierna meer toe over de aard van de regel.
stap 3: Actie ondernemen
Als de data aan de voorwaarden voldoen, voert het systeem de bijbehorende actie uit.
Voorbeeld:
• Regel: "Als een klant een premium lidmaatschap heeft, biedt dan gratis verzending."
• Input: Klantinformatie (bijvoorbeeld: lidmaatschapsstatus).
• Uitkomst: Gratis verzending wordt toegepast bij de bestelling.
De soorten business rules
Grofweg zijn er vier verschillende typen business rules.
1. Validatieregels
Deze regels controleren of invoer aan bepaalde criteria voldoet.
Voorbeeld: "Een geboortedatum mag niet in de toekomst liggen."
2. Berekeningsregels
Regels die berekeningen uitvoeren op basis van invoerwaarden.
Voorbeeld: "Bereken korting als 10% van het totale bestelbedrag."
3. Beleidsregels
Deze regels waarborgen naleving van interne en externe voorschriften.
Voorbeeld: "Werknemers mogen maximaal 25 vakantiedagen per jaar opnemen."
4. Procesregels
Regels die bepalen hoe een proces wordt uitgevoerd.
Voorbeeld: "Als een aanvraag compleet is, stuur deze dan door naar de afdeling verificatie."
In de praktijk zijn de business rules vaak niet enkelvoudig, maar meervoudig. Voor het berekenen van een korting is dan bijvoorbeeld eerst een validatie nodig op een minimaal bestelbedrag of een uitgesloten productgroep. De werkelijke korting is een combinatie van het optellen van de juiste bedragen binnen de bestelling en een kortingspercentage. Bij het toetsen van de voorwaarden voor een lening kunnen de berekeningen heel complex zijn en moet niet aan een enkele voorwaarde worden voldaan, maar aan een hele lijst met voorwaarden.
Hoe Business Rules Werken in Automatisering
In geautomatiseerde systemen, zoals een business rule engine (BRE), worden business rules centraal beheerd en uitgevoerd. Het proces bestaat uit een aantal stappen:
Invoerdata analyseren
Het systeem ontvangt gegevens van verschillende bronnen, zoals CRM’s, ERP’s of API’s.
Regels configureren
Business rules worden gedefinieerd in een begrijpelijke taal of via een grafische interface. Dit kan door businessanalisten of functioneel beheerders worden gedaan. Regels moeten gebruik maken van de aanwezige data in het beschikbare dataformaat. Als de data nog niet de informatie biedt die nodig is om een beslissing te nemen, kan het zijn dat er een business rule geschreven moet worden om de juiste data te ‘creëren’. Bijvoorbeeld: iemand moet minimaal 18 zijn om een alcoholhoudend product te kopen. Of iemand 18 is kun je bepalen met behulp van de geboortedatum. Maar je kunt geen geboortedatum in je business rule opnemen. Want dan moet je elke dag je business rule aanpassen. Daarom maak je een business rule om te berekenen of iemand op de besteldatum 18 jaar is.
Business rules moeten elkaar aanvullen en elkaar niet tegenspreken. Goede kennis van zaken is daarom belangrijk. Tijdens het ontwikkelen van de business rules moet je steeds blijven testen of de regels wel de gewenste uitkomsten opleveren. Daarom is het verstandig om business analisten of andere mensen met domeinkennis de business rules te laten bepalen.
Bijvoorbeeld: Stel dat bij een webshop iemand die voor meer dan 50 euro bestelt, geen verzendkosten hoeft te betalen. Als iemand voor meer dan 100 euro bestelt krijgt die 5% korting. Als iemand voor meer dan 250 euro bestelt krijgt die 10% korting. De bestelling van 100 en 250 euro hebben allebei recht op 0 euro verzendkosten. Maar het is niet de bedoeling dat de bestelling van 250 euro 10% én 5% korting krijgt. Je moet dus zorgen dat je business rule voor de korting van 5% en de business rule voor de korting van 10% elkaar uitsluiten.
Regels toepassen
Het systeem evalueert de invoerdata aan de hand van de regels.
Actie ondernemen
Het systeem voert acties uit naar aanleiding van de uitkomst van de business regel. De uitkomst moet bijvoorbeeld ook in de database worden opgeslagen. Denk aan het berekende kortingsbedrag of aan de beslissing of een lening is goedgekeurd of afgekeurd. Vervolgens worden er vervolgacties aan de uitkomst verbonden, zoals het aanpassen van het te betalen bedrag of het aanpassen van de status van de aanvraag.
Resultaat loggen
In de meeste gevallen is het ook belangrijk om de uitvoering van de business regel te loggen, vast te leggen dat de regel is uitgevoerd en hoe de uitkomst was. Dat is belangrijk voor auditdoeleinden en toekomstige analyses.
Conclusie
Business rules werken als een beslissingsframework dat organisaties helpt om consistent, efficiënt en compliant te opereren. Ze combineren eenvoudige logica met krachtige automatisering om processen te stroomlijnen en fouten te minimaliseren.
Door business rules te automatiseren met tools zoals een business rule engine, kunnen bedrijven sneller schakelen, eenvoudiger inspelen op veranderingen en betere resultaten behalen.
Heb je vragen over hoe je business rules in jouw organisatie kunt implementeren of optimaliseren? Neem contact met ons op – we helpen je graag verder!
Blog
De vijf basisprincipes van business rules.
