De functionele eenpitter: het nieuwe key man risico
Het komt in zowel grote als kleine organisaties voor: iemand gaat met vakantie en diens taken blijven liggen omdat niemand ze over kan nemen. Soms is dat omdat niemand zich er ooit in heeft verdiept. Soms is het simpelweg zo gegroeid. Vaak levert dat slechts tijdelijke ongemakken op. De medewerker komt terug van vakantie en lost de achterstanden op. Geen man overboord. Maar wat als de vakantie niet loopt als gepland? Als een ongeluk in de sneeuw je medewerker uitschakelt? Of als jouw medewerker in alle rust en ontspanning besluit liever ergens anders te werken?
Het wordt nog gevaarlijker als die taken direct de kern van je bedrijfsvoering raken. Of als het niet-uitvoeren van de taken er voor zorgen dat je niet meer compliant bent. Dan wordt het een serieus probleem. Dit is een typisch voorbeeld van het key man risico: de afhankelijkheid van één persoon voor cruciale taken. Dit risico wordt vaak herkend bij commerciële rollen of specialistische kennis, maar minder bij techniek of operationele processen.
Het probleem van onzichtbare kennis
Bij kleine organisaties worden applicaties soms door een IT-eenpitter gebouwd. Een startup laat iets ontwikkelen door een zzp’er. De ondernemer zelf heeft weinig IT-kennis. Maar hoe pas je de software aan als de omstandigheden veranderen? En snapt een andere developer zomaar de logica van de oorspronkelijke bouwer?
Bij grote organisaties is er iemand belast met een specifieke taak, vastgelegd in software of een Excel-sheet. Vaak zie je dat bij oudere software-systemen nog maar één of twee mensen weten hoe aanpassingen gedaan moeten worden. Soms is de programmeertaal in de vergetelheid geraakt. Soms is de gekozen oplossing zo complex dat alleen de oorspronkelijke bouwer begrijpt wat er gebeurt. Als die ervaren medewerker met pensioen gaat verliest de organisatie daarmee ook alle kennis.
Maar het key man risico op kennis gaat verder. Wanneer berekeningen, beslissingen, processen en andere business onderdelen worden ondersteund met een ‘black box’ waar maar één persoon kennis van heeft, worden fouten maar moeilijk gesignaleerd. Als ze wél worden gesignaleerd is er maar één persoon die ze kan verifiëren en herstellen. Het verantwoorden van de uitkomsten wordt moeilijk wanneer het volstrekt onduidelijk is hoe tot die uitkomsten is gekomen.
Van afhankelijkheid naar transparantie
Of je nou een kleine startup bent of een grote organisatie met grote financiële belangen: een organisatie die afhankelijk is van een paar ‘onmisbare’ medewerkers, loopt risico’s. Werk moet transparant gebeuren en goed gedocumenteerd zijn, zodat taken overdraagbaar blijven. Dat betekent niet dat iedereen alles moet kunnen, maar wel dat cruciale taken en systemen inzichtelijk en overdraagbaar zijn. Dat is waarom we er in Rulecube voor zorgen dat het definiëren van de businessregels, workflows en formulieren geen developer-kennis vraagt. Je legt het bepalen van de beslisregels en processtappen in de handen van de mensen met domeinkennis. Je verlaagt de behoefte aan een ‘unicorn’ die zowel domeinkennis als technische kennis heeft.
Key man checklist
Heb jij er alles aan gedaan om je key man risico zo klein mogelijk te houden? Ga door de checklist hieronder. Je download hem als pdf door op de afbeelding te klikken.
Rulecube helpt organisaties om dit risico te verminderen. We zorgen voor transparante en gedocumenteerde systemen waarin kennis niet verdwijnt, maar toegankelijk blijft. Zo ben je minder kwetsbaar voor het key man risico en blijft je organisatie wendbaar en toekomstbestendig. Dat kan snel en efficiënt. Wil je weten hoe snel? Boek een persoonlijke demo om naar jouw unieke processen te kijken.