Er is een tijdelijke verruiming afgekondigd van de UPO deadline in het jaar voor de invaring. Maar daarvoor moet wel actief toestemming gevraagd voor 30 september 2024. Dat geeft nog twee maanden extra de tijd om de UPO samen met de transitie-UPO te versturen. Laten we wel wezen: dat is niet zomaar. Je wilt deelnemers niet verwarren met tegenstrijdige of schijnbaar dubbele informatie. Dus wil je je UPO vlak voor invaren samen met de informatie over de transitie versturen: één document, één boodschap. Die informatie over de pensioentransitie moet aan nogal wat eisen voldoen. Hoe ziet zo’n ding er nou uit, de transitie-UPO?
De eisen vanuit de Leidraad Communicatieplan van de AFM aan de communicatie zijn vierledig: Correct, duidelijk, evenwichtig en tijdig. Correct is een helder begrip: je informatie moet kloppen. Daar zijn zowel voor het implementatieplan als voor het communicatieplan duidelijke eisen aan gesteld: elk fonds moet controleren of hun data klopt, voor, tijdens en na de transitie. En er moeten duidelijke plannen liggen over hóe die data van te voren wordt gecontroleerd, gecorrigeerd en daarna correct wordt gehóuden. De pensioenfederatie heeft inmiddels een toelichtend document ontwikkeld waarin veel houvast wordt gegeven over de inhoud van de communicatie.
Wat betreft de tijdigheid zijn er twee verplichte communicatiemomenten: voorafgaand aan het invaren en vlak daarna. Maar uit de voorbeelden blijkt wel dat dat er zeker zes tijdvakken zijn die elk hun eigen communicatievorm hebben. En het geheel moet vallen binnen de deadlines die voor de pensioentransitie zijn gesteld.
Evenwichtig wil vooral zeggen, dat wat je deelnemers vertelt, moet passen bij de levensfase waarin deelnemers zitten. Je moet doelgroepcommuniceren. Je moet dingen onder de aandacht brengen die per doelgroep relevant zijn. Onderscheid op leeftijd, situatie waarin ze zich bevinden, digitale vaardigheid, leesvaardigheid, kennisniveau, interesseniveau. Individuele informatie betekent ook soms wat meer, soms wat minder.
Duidelijk betekent het juiste taalniveau. Natuurlijk moet het taalniveau niet afbreuk doen aan de correctheid. Hoe leg je pensioen uit in taalniveau B1.
Duidelijk wil ook zeggen: Oude data en nieuwe data naast elkaar zetten. Daar is geen twijfel over, dat is vanuit de leidraad een verplichting. Maar waar bevinden zich de data van de oude en de nieuwe situatie? En is het - gelet op de tijdslijn - realistisch om er van uit te gaan dat die data zich volledig segmenteerbaar in een enkele database bevinden tegen de tijd dat de individuele transitiecommunicatie de deur uit gaat?
We werken bij Rulecube dagelijks aan het samenbrengen van data uit verschillende bronnen. Op basis van die data kun je
- Beslissingen maken, zoals of iemand wel of niet over nabestaandenpensioen geinformeerd moet worden
- Workflows maken, zoals of iemand gebeld moet worden door de adviseur om wat extra uitleg te krijgen, of juist een uitnodiging moet krijgen voor een webinar over een onderwerp;
- Berekeningen maken, of het nou complexe actuariele berekeningen zijn of eenvoudigweg hoeveel hoger of lager een bedrag is dan voor de transitie
- Documenten maken, waarin de informatie op een bij de deelnemer passende manier wordt getoond.
Hoe ziet zo’n transitie-UPO er dan uit? We maakten op basis van de leidraad een voorbeeld. Die delen we graag met je in een persoonlijke demo. Het is maar een enkel voorbeeld, maar het is een startpunt voor een gesprek. Plan vandaag nog een demo in via de knop hieronder, dan laten we je zien hoe makkelijk het kan zijn.