8 bouwblokken maken samen het ideale proces.
Een van de basiselementen van Dynamic Case Management is proces. Het proces verbindt mensen, data en documenten aan elkaar. In Rulecube bouwen we deze workflow op uit acht afzonderlijke bouwblokken. Met deze 8 bouwblokken voer je de regie over je case management:
We leggen je deze bouwblokken uit aan de hand van een voorbeeld:
Stel, je bent een woningbouwvereniging. Dan wil je een mid-office systeem bouwen waarmee je je woningzoekenden slim snel en prettig verder helpt.
Action. Een action of actie is het uitvoeren van een business rule. Die Rule kan complex zijn of eenvoudig. Een action wordt alleen uitgevoerd op het specifiek ingeplande moment in de workflow. En hij kent maar een enkele uitkomst.
Bijvoorbeeld: Een woningzoekende reageert op een woning. Een Action kan zijn: het ophalen en optellen van de actuele wachtpunten, zoekpunten, situatiepunten en startpunten tot het totaal aantal punten.
Wait. Soms moet je even wachten tot een handmatige of automatische stap van buiten je systeem is uitgevoerd.
Bijvoorbeeld doordat een woningzoekende een week de tijd heeft om na te denken of die de woning wil huren. Hij kan gedurende die week in het klantportaal aangeven dat hij de woning accepteert of afwijst. Het systeem wacht in dat geval op een prikkel vanuit het klantportaal.
Switch. Een switch is vergelijkbaar met een wissel in een spoorbaan. Net als bij de action voer je een business rule uit, maar op basis van de uitkomst van die business rule kun je verschillende vervolgstappen hebben. Een switch is geschikt voor een of/of situatie.
Bijvoorbeeld: Wanneer de woningzoekende binnen de gestelde termijn reageert of die de woning wil hebben, dan wordt de reactie in behandeling genomen. Wanneer de woningzoekende niet binnen de gestelde termijn reageert, wordt er een mail gestuurd dat de termijn is verstreken en de woningzoekende diens rechten op de woning verliest. Met de switch regel je dat of het ene of het andere proces wordt gestart.
Fork. Een fork is een splitsing, waarbij meerdere processen parallel lopen. Bij een fork is er dus sprake van en/en, niet van of/of.
Bijvoorbeeld: Een woningzoekende wijst een woning af. Dan wordt er én een bevestigingstraject ingezet en de volgende stap gezet voor de volgende geïnteresseerde. Maar daarnaast wordt er óók een proces in gang gezet waarbij de woningzoekende een zoekpunt aftrek krijgt of zelfs alle punten kwijt raakt. Dat gebeurt allemaal tegelijk met behulp van een fork.
Join. Brengt alle parallelle processen die zijn gestart vanuit een Fork terug tot een enkele stap. Als alle voorgaande stappen klaar zijn, ga je verder.
Bijvoorbeeld: Na het accepteren van een woning moet de woningzoekende een contract toegestuurd krijgen en tekenen en een kopie legitimatiebewijs, een salarisstrook en een bankafschrift aanleveren. Die documenten moeten gecontroleerd worden. Pas als alles is aangeleverd en goedgekeurd, waarbij alle items van de join functie zijn afgerond, wordt de volgende stap gezet.
Delay. Sommigen processen verlopen beter als je even niets doet. Delay is dan ook gewoon wachten. Het voorkomt dat je doorlopend calls doet naar derdensystemen, terwijl het nog niet reëel is dat dat iets oplevert. Of dat je reminders stuurt die drammerig overkomen.
Bijvoorbeeld: Als een woningzoekende een huurcontract toegestuurd heeft gekregen is het zinvol om een paar dagen te wachten met het controleren of het getekend retour is gekomen voor een herinnering wordt gestuurd.
Upload. Dit bouwblok is speciaal voor het aanleveren van documenten. Je wacht tot een document binnen is.
Bijvoorbeeld het al eerder genoemde getekende huurcontract.
End. Met dit bouwblok stop je de workflow. Daarmee is het proces voltooid.
Bijvoorbeeld: nadat de inspectie heeft plaatsgevonden en de woningzoekende de sleutel van de nieuwe woning heeft ontvangen, is het proces afgerond.
Wil je meer weten over hoe je deze bouwblokken combineert tot jouw ideale dynamische workflow? Neem dan vandaag nog contact op voor een persoonlijke demo via de knop hieronder.
